ASEAN Youth Forum 2015, Malaysia

“Dan bahkan manusia hanya memperoleh apa yang diusahakannya, dan sesungguhnya usahanya itu kelak akan diperlihatkan (kepadanya), kemudian akan diberi balasan kepadanya dengan balasan yang paling sempurna.”

(Q.S. an-Najm: 39-41)

pernah baca ayat tersebut di blog nya kak putri agustina, kemudian langsung menaruhnya di layar laptop sebagai notes, sebuah pengingat bagi diriku sendiri bahwa Allah SWT pasti akan memberikan balasan sesuai dengan usaha yang kita lakukan.

19-23 April 2015, dengan izin Allah SWT aku bisa menginjakan kaki (lagi) di negeri  ciptaan-Nya yang lain. kali ini, Malaysia, yang telah dipilih Allah untuk aku pelajari. Negara tetangga, teman, satu rumpun, mayoritas muslim, dari segi manapun kita memiliki banyak kesamaan dengan Malaysia. Rasulullah SAW saja sangat menghargai para tetangganya, maka sudah sepatutnya kita juga saling menghargai dan menjalin hubungan baik dengan negara tetangga.

kenapa aku jadi ceramah dan nulis dengan bahasa berat gitu ya? hahahaha, well, it’s time to soft reading!

Yap, alhamdulillah dikasih rejeki lagi sama Allah SWT buat belajar. disini aku gak akan panjang lebar cerita soal AYF itu sendiri, karena aku juga akan share gimana caranya fundraising di lingkungan kampus, khususnya buat anak FIP UNJ dan anak-anak UNJ pada umumnya.

sabar yaaa buat tips-tips fundraisingnya, nikmati dulu nih cerita aku soal AYF 2015

jadi, aku nemu info AYF 2015 ini di facebook. iseng-iseng daftar karena aku mau memanfaatkan waktu yang tersisa sedikit lagi sebagai mahasiswa (undergraduate) di kampus. karena ini sifatnya forum, berbayar pula, jadi tak sulit bagi siapapun untuk daftar. setelah melakukan registrasi, dapet e-mail konfirmasi plus Letter of Acceptance, urus-urus proposal fund raising, baru deh aku bisa lenggang kangkung pergi ke negeri jiiran. (akhirnya bisa juga ke negeri dimana jadwal sholat jelas dan masjid ada dimana-mana, hahaha)

forum ini melibatkan anak-anak muda se-ASEAN buat ngebahas isu-isu ASEAN, khususnya tiga pilar yang menjadi sasaran utama ASEAN Community 2015. disana kita dapet materi, diskusi, sharing-sharing, dan endingnya bikin semacem deklarasi sebagai hasil dari ASEAN Youth Forum tersebut. yaaa sebagai pemuda yang lahir dan besar di ASEAN, kita perlu aware akan isu yang sedang kita hadapi saat ini, khususnya di lingkungan ASEAN. kita juga mesti paham tentang ASEAN Community 2015 yang akan secara resmi dimulai di akhir 2015 mendatang. untuk lebih detailnya soal ASEAN Community, kalian bisa baca di postingan aku sebelumnya 😉

tanggal 19 April 2015, kami tiba di Universiti Malaya, tempat forum akan dilaksanakan. kita registrasi, kemudian diantar ke kolej kediaman kesembilan UM, sebagai fasilitas akomodasi bagi para peserta. keesokan harinya (20 April 2015), kita mengadakan diskusi-diskusi bersama para ahli, seharian diskusi, dan ditutup dengan kita dibagi menjadi tiga kelompok, kemudian melakukan semacem role playing dimana ada kubu youth, government, dan private industries yang akan mendebatkan bagaimana langkah-langkah negosiasi untuk mewujudkan kepentingan tiap kubu. lumayan seru sih, karena ini menambah kemampuan berpikir dan menganalisis kita sebagai anak muda.

di hari kedua (21 April 2015), kami juga melakukan berbagai diskusi lagi, khususnya untuk menyusun draft deklarasi ASEAN Youth Forum 2015. kembali dibagi menjadi tiga kelompok, masing-masing merepresentasikan tiga pilar ASEAN Community 2015 (Political-Security, Economy, Socio-Cultural). aku kedapetan di kelompok Socio-Cultural. disini kita ngebahas banyak banget isu, mulai dari kesetaraan gender, LGBT, akses kesehatan dan pendidikan, lingkungan dan perubahan iklim, local wisdom, dan lain-lain. kemampuan aku dalam berdiskusi dan menyampaikan pendapat juga semakin terasah disini. aku dan pemuda Indonesia lainnya juga harus paham tentang kondisi negara kita, walau kami bukan ahli ataupun pengamat, kami harus berusaha untuk bisa merepresentasikan Indonesia dengan baik.

acara ini ditutup dengan pembacaan hasil diskusi kami yang tertuang dalam deklarasi, kemudian pembagian sertifikat.

yaa itulah cerita singkat dari acara ASEAN Youth Forum yang aku ikuti. nambah pengalaman, pengetahuan, wawasan, dan pastinya koneksi. apapun lah, akan aku tempuh untuk bisa terus belajar. karena dengan belajar, maka sikap kita akan terbentuk, membuka pikiran kita sehingga menjadi pribadi yang lebih open-minded dan menghidupkan toleransi. karena kita hidup berbangsa-bangsa dan bersuku-suku agar saling mengenal, ya kan?

terus, tanggal 22-23 April-nya ngapain dong? kan acaranya udah selesai? nah, inilah saatnya meng-explore Malaysia! hahaha.. karena pada acara-acara sebelumnya, aku gak punya kesempatan untuk meng-extend hari, maka pada kesempatan ini aku meng-extend dua hari setelah acara agar aku bisa punya lebih banyak waktu untuk menikmati Kuala Lumpur. karena kebetulan aku punya teman anak UM juga (Zahira, delegasi Malaysia waktu ASEAN-Korea Youth Square kemarin yang aku ikuti) walhasil aku punya tempat nebeng nginep selama sisa dua hari tersebut, for free…freeeee… :3 zahira juga ngenalin aku sama beberapa temen-temennya yang anak-anak UM juga, dan kita dua malam berturut-turut begadang cuma buat ngobrol-ngobrol ngalur ngidul, mulai dari ngebahas sinetron dan musik Indonesia yang nge-hits abis disana, hantu-hantu yang eksis di Indonesia-Malaysia, perbandingan harga HP, hukum di negara masing-masing, dan semuanyalah hahaha.. intinya quality time sama mahasiswa sana, amat sangat berharga :’)

aku gak bakal bahas soal random travelling yang aku lakukan selama dua hari tersebut. karena sekarang saatnya aku mau kasih detail bagaimana cara fund raising ke dekanat dan rektorat di Universitas Negeri Jakarta.

nah, tulisan ini juga kudedikasikan buat para mahasiswa UNJ yang punya effort tinggi buat ikut event internasional, karena inilah saatnya kalian yang beraksi! sebentar lagi aku akan pensiun jadi mahasiswa UNJ, jadi rasanya akan sangat berdosa kalau aku gak mau bagi-bagi ilmu buat fund raising di kampus hijau kita tercinta.. fufufufu :3

di UNJ, kalian bisa meminta dana dari tiga sumber dana: Dekanat, Rektorat, dan POM (Persatuan Orangtua Mahasiswa) UNJ. baik, aku akan uraikan satu per satu birokrasi untuk fund raising. tapi, sebelum kalian melakukan fund raising, kalian juga harus bikin proposal pengajuan dana dulu yaa, bagi yang mau minta contoh proposalnya bisa private chat ke facebook aku.

kita mulai ya, siap? here we go….

1. Dekanat

Tiap fakultas sebenernya punya birokrasi yang berbeda dalam melakukan fund raising ke dekanat. so, sebenernya ini akan lebih relevan buat anak-anak FIP (Fakultas Ilmu Pendidikan). tapi, semoga birokrasinya gak beda-beda banget di tiap fakultas. jadi, buat kalian yang berasal dari fakultas lain selain FIP, bisa juga tulisan ini dijadikan bahan acuan/contoh aja.

nah, hal pertama yang harus kalian lakukan adalah membuat surat permohonan dana. surat permohonan dana ini bukan surat formal yang dikeluarkan secara resmi dari jurusan, melainkan kalian susun dan ketik sendiri, kemudian ada tanda tangan pemohon dan ketua jurusan/prodi. gak perlu kop surat dan gak perlu nomor surat. untuk formatnya, kalian juga bisa minta contohnya ke aku. nanti ditujukannya kepada Pembantu Dekan III Fakultas bla bla bla. kenapa PD III? karena beliau-lah yang mengurus bidang kemahasiswaan, mangkanya kita minta bantuan kepada PD III untuk membantu memperlancar kegiatan kita.

setelah dapetin tanda tangan kajur/kaprod maka surat kalian siap untuk diterbangkan ke dekanat. gak usah nunggu lama, langsung aja kalian datengin dekanat, minta ketemu sama PD III, dan serahkan surat kalian (oya jangan lupa bawa proposal kalian dan pake map biar rapi). ada kemungkinan nanti PD III akan minta kita ngejelasin acara yang akan kita ikuti, maka kita harus siap-siap untuk presentasi di depan beliau (presentasi non formal kok, gak pake PPT tenang aja hahaha) kalau PD III merasa puas dan kita emang perlu dibantu, maka dia akan ACC proposal kita dan nantinya proposal kita akan dibawa ke PD II, yaitu bidang perencanaan keuangan. kalo di FIP, kita juga pasti akan diminta untuk menjelaskan acara kita di depan PD II, karena beliau akan mempertimbangkan apakah dana yang kita ajukan itu affordable untuk dikasih suntikan dana, plus mereka akan melihat dari sisi saldo keuangan fakultas. kalo fakultas masih punya banyak uang, plus acara kalian juga penting dan kalian bisa menjelaskan ke mereka dengan baik, insha Allah proposal kalian bisa diterima.

nah, kalo di FIP biasanya pake sistem reimburse. jadi, kalian berangkat dulu pake uang sendiri, dan nanti diganti sama pihak fakultas, tapi tergantung sih kalian dapetnya berapa. kalo dulu waktu aku ke Thailand, dapet 4 juta, nah dua juta dibayar langsung dan sisanya di-reimburse. jadi pas aku balik ke Indonesia dan serahin LPJ ke fakultas, baru deh sisa dua jutanya cair. tapi pas ke Malaysia ini, karena cuma dapet sejuta, maka seluruhnya di-reimburse. hiks 😥 tapi gak apa-apa lah yang penting dapet suntikan dana.

biasanya juga, kalo acaranya semacem lomba/presentasi akan lebih memiliki peluang untuk dapet dana, apalagi kalau bawa nama kampus. tapi kalaupun bukan lomba/presentasi tetep gak apa-apa kok, kalian masih punya kesempatan asalkan acara yang kalian ikuti bener-bener bagus dan kalian adalah representasi dari kampus atau negara.

2. Rektorat

Rektorat UNJ pokoknya the best lah! Thanks God for giving me UNJ as my college. rektorat UNJ biasanya kasih suntikan dana bagi mahasiswa yang ikut even baik dalam maupun luar negeri. maksimal dana yang dikeluarkan untuk acara dalam negeri adalah sebesar Rp.500.000 dan untuk luar negeri sebesar Rp.1.000.000. caranya gimana?

pertama, pas kalian bikin surat buat PD III (seperti yang udah aku jelasin di atas), kalian juga bikin satu buat Pembantu Rektor III. format suratnya sama aja, tinggal diganti yang tertujunya siapa, dan tambahin tanda tangan PD III di bawahnya. jadi, yang tanda tangan di surat kalian untuk PR III ada tiga orang: pemohon, kajur/kaprod, dan PD III fakultas. setelah itu, kalian boyong tuh surat+proposal acara ke PR III UNJ (bidang kemahasiswaan). nanti disana kalian akan ketemu staff PR III, kalian jelasin tuh apa tujuan kalian, dan biasanya kalian nanti disuruh isi absen dan tanda terima. kemudian, surat kalian akan didisposisi ke PR III, kalau beliau menyetujui, maka proposal kalian berarti sudah di ACC! congrats!…. eitsss tapiii… jangan langsung seneng dulu!!! wkwkwkwk karena perjuangan kalian belum berakhir.

setelah tahap ditandatangani PR III, kalian perlu datang ke BAAK, kemudian ketemu dengan seorang staff bagian perencanaan keuangan di BAAK. nah nanti proposal kalian akan ditanya-tanya juga soal keabsahannya, diinterogasi tentang acara kalian ini worth it apa ngga, dan semacemnya. teruslah bertahan dan berjuang! keluarkan seluruh kemampuan negosiasi kalian! hahaha… nah kalau nanti emang anggaran rektorat masih tersedia untuk event mahasiswa, maka dia akan bawa proposal kalian ke kepala bagian perencanaan keuangan di BAAK (duh aku lupa nama bapaknya siapa, nanti kalian kenalan ya!) mungkin nanti beliau akan sedikit nanya-nanya ke kalian juga, teruslah berjuang! kenapa aku daritadi terus-terusan bilang terus berjuang, bertahan, bla bla? karena nanti mental kalian juga akan diuji disana, apakah kalian emang bener-bener pantas untuk didanai. yaa, pokoknya nanti ngerasain lah sendiri 😀

dana rektorat bisa langsung cair kok, jadi gak pake sistem reimburse kayak di FIP. kalau lagi rejeki juga mungkin aja bisa turun di hari itu juga. tapi, bisa jadi turunnya beberapa hari kemudian. bahkan waktu yang Malaysia ini, aku dikasih saat H-7 keberangkatan. it’s ok lah, yang penting didanai :3

3. POM

Nah, POM ini sebenernya (bagiku) hanya dana plus plus aja. maksudnya apa? karena dana POM cairnya lamaaaa bingits!! bisa berbulan-bulan hahaha. ampe kalian udah balik lagi ke Indonesia juga tuh dana masih belum cair. karena mereka nunggu dana dari kumpulan dana POM yang dibayar sama maba. inget kan waktu kita maba? disuruh bayar uang POM. nah itu salah satunya bisa kita minta buat ikut acara-acara macam even ke luar negeri kayak gini. dapetnya berapa? semuanya sama rata! mau kalian dalem negeri, luar negeri, mau Malaysia atau Rusia sekalipun tetap aja dikasihnya Rp.500.000. ya ini kita mesti sabar aja nunggunya. danaku yang ke Malaysia aja baru turun september nanti, kebayang kan? for God’s sake, aku kan september udah LULUS (aamiin insha Allah) dan dana POM baru cair pas aku udah lulus wkwkkw.

tapi, ya syukuri aja selama masih dikasih suntikan dana. oh ya, selain dapet dana, biasanya POM juga akan kasih kita penghargaan. kayak waktu aku minta dana buat ke Thailand, itu kan tahun lalu ya, nah pas mau dikasih dananya, pihak POM sekaligus ngasih aku undangan buat ikut acara penyerahan dana bagi mahasiswa berprestasi gitu. jadi nanti semua mahasiswa yang pernah minta dana ke POM akan dibacain satu-satu di depan pejabat UNJ dan para orang tua mahasiswa yang diundang! wow mantep kan… trus kita disuruh naik ke panggung dan salaman sama pejabat UNJ. yaa nilai plus lah, seenggaknya bisa bikin bangga orangtua dan keluarga hehehe :’)

aduh sampe lupa! trus gimana ya birokrasinya? hehehe… langkah-langkah yang harus kamu lakukan gak jauh beda prosesnya sama kayak ke rektorat, cuma ini lebih gampang malah. kalian siapin surat permohonan dana yang ditujukan untuk POM UNJ, ditandatangani pemohon, kajur/kaprod, dan PD III Fakultas. kemudian kalian tinggal datangi ruangan POM yang ada di Lantai 2 FIP (semua fakultas juga harus ke FIP yaa, POM ada di FIP bukan berarti cuma untuk mahasiswa FIP aja) kemudian kalian serahkan surat+proposal acara ke staff yang ada di POM. selanjutnya kalian akan disuruh tanda tangan, proposal kalian akan dicatat, dan terakhir yaaa kalian harus sabar menunggu. biasanya nanti orang POM akan ngasih tau kapan dana kalian cair. dan pada saat itu, kalian harus menyerahkan LPJ kalian ke mereka.

gimana, sudah paham? semoga bisa membantu yaa 🙂 jika ada yang masih ingin ditanyakan, feel free to contact me 🙂

“belajarlah kemana-mana. mahasiswa harus pandai ambil kesempatan! karena IP tinggi saja tidak akan membantumu untuk bisa bertahan dalam hidup” -RJ-